Nos bureaux sont fermés le 5 avril. Du 6 au 9 avril inclus, ils sont ouverts uniquement le matin, de 9h à 12h30.        
 

Déclaration de protection des données


Le Médiateur fédéral traite un certain nombre de vos données à caractère personnel principalement afin d’exercer ses missions légales et de vous aider au mieux dans le cadre de votre plainte vis-à-vis d’une administration fédérale ou, en tant que fonctionnaire fédéral, de votre signalement d’une atteinte suspectée à l’intégrité.

Nous utilisons vos données à caractère personnel en conformité avec le règlement européen général sur la protection des données (RGPD), la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et d'autres dispositions en matière de protection des données.


1. Quelles données traitons-nous et pourquoi ? 

Nous traitons des données à caractère personnel uniquement si nous disposons d’une base juridique pour le faire. Dans la plupart des cas, le traitement des données s’effectue dans le cadre de nos missions définies dans la loi du 22 mars 1995 instaurant des médiateurs fédéraux et dans les lois du 15 septembre 2013 et du 8 mai 2019 relative aux signalements d’atteintes suspectées à l’intégrité.

  • Votre demande d’information ou votre plainte en tant que citoyen

Dans le cadre de votre demande d'information ou de votre plainte en tant que citoyen, nous pouvons traiter ces données :

- données d'identification telles que votre nom, votre prénom ou votre numéro de registre national ;
- coordonnées telles que votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou votre adresse postale ;
- données relatives à votre profession ou à votre emploi ;
- éventuellement d’autres données comme des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales.
Nous recevons ces données de votre part, de votre représentant et/ou d’une administration fédérale vis-à-vis de laquelle vous avez introduit une plainte. Après avoir traité votre demande d'information ou votre plainte, nous conservons vos données encore pendant cinq ans.

  • Votre signalement d'atteinte suspectée à l'intégrité en tant que fonctionnaire

En tant que membre du personnel de l’administration fédérale, vous pouvez signaler au Centre intégrité du Médiateur fédéral une atteinte suspectée à l’intégrité au sein d’une administration fédérale. Nous pouvons traiter, dans ce cadre, les données suivantes :
- données d'identification telles que votre nom ou votre prénom ;
- coordonnées telles que votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail ou votre adresse postale ;
- données relatives à votre profession et à votre emploi ;
- éventuellement des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales.

Nous recevons ces données de votre part, de votre représentant et/ou de la personne de confiance intégrité de votre administration. Après avoir traité votre signalement, nous conservons vos données encore pendant cinq ans.

  • Collaboration avec d’autres organisations

Dans le cadre de notre communication ou de notre collaboration avec d'autres organisations (conférence ou événement), nous pouvons également partager les données suivantes avec le co-organisateur :
- données d'identification telles que votre nom et votre prénom ;
- coordonnées telles que votre adresse e-mail ;
- données relatives à votre profession et à votre emploi ;
- d'autres informations concernant, par exemple, une visite, un événement ou une collaboration.

Nous recevons ces données de votre part, en tant que visiteur ou participant à un événement ou à une collaboration, et/ou de votre représentant ou d'une personne de contact. Nous les conservons pendant un an.
 

  • Une question ou une demande concernant vos droits (DPO)

En tant que citoyen ou membre du personnel de l’administration fédérale, vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits sur vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous pouvons traiter ces données :
- données d'identification telles que votre nom, votre prénom ou votre numéro de registre national ;
- coordonnées telles que votre numéro de téléphone ou votre adresse e-mail ;
- données relatives à votre profession et à votre emploi ;
- éventuellement des données médicales ou des données relatives à des infractions pénales.

Nous recevons ces données de votre part, de votre représentant et/ou de l'administration fédérale. Après avoir traité votre question ou votre demande, nous conservons vos données encore pendant un an.

Pour traiter au mieux votre dossier, nous vous demandons certaines informations à caractère personnel, telles que votre nom, votre prénom, vos coordonnées, des renseignements sur votre plainte, ... Ces informations peuvent contenir des données sensibles telles que des données médicales ou judiciaires.


2. Comment utilisons-nous vos données et avec qui nous les partageons ?

  • Confidentialité des données

Nous avons accès aux données que vous nous transmettez et qui sont nécessaires pour le traitement de votre dossier (demande d’information, plainte ou signalement). Nous les traitons de manière confidentielle et nous sommes tenus au secret professionnel, comme le prévoit l’article 16 de notre loi.
 

  • Partage de données

Dans le cadre du traitement de votre dossier, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel à une personne qui vous représente (avocat, mandataire…) ainsi qu’à une(des) administration(s) fédérale(s) ou un(des) coordinateur(s) de plaintes. Nous avons conclu des protocoles de collaboration avec les administrations fédérales notamment à cet effet. Nous vous informerons toujours du partage de vos données.

Lorsque nous examinons une atteinte suspectée à l’intégrité et que nous menons une enquête, nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec le fonctionnaire dirigeant de l’administration fédérale concernée par le signalement ou son ministre de tutelle et/ou les partager avec le procureur du Roi.
 

  • Transfert de données

Lorsque le Médiateur fédéral n’est pas compétent pour traiter votre dossier, mais bien un autre médiateur ou ombudsman, nous sommes tenus légalement de lui transmettre votre dossier ainsi que vos données à caractère personnel. Cette obligation est reprise à l'article 9 de notre loi.

Lorsque ni le Médiateur fédéral ni un autre médiateur ou ombudsman n’est compétent pour traiter votre dossier, nous vous communiquons les coordonnées du service de plaintes ou de tout autre service qui pourra au mieux vous aider. Ce n’est qu’à votre demande expresse que nous transmettons votre dossier et vos données à ce service.

Nous organisons parfois des événements ou conférences en collaboration avec d'autres organisations. Si vous y participez, vous devrez nous communiquer certaines de vos données lors de votre inscription et elles pourront être transmises au coorganisateur. Nous vous en informerons toujours, par exemple lors de votre inscription. 

En principe, les données à caractère personnel que vous nous communiquez dans le cadre d'une question ou d'une demande relative à vos droits ne sont pas transmises à d'autres organisations, sauf si l'Autorité de protection des données nous le demande.

Certaines situations exceptionnelles exigent de transmettre vos données à une autorité d'un pays en dehors de l’Union européenne. C’est le cas, par exemple, lorsqu'un médiateur non européen est compétent pour examiner votre dossier ou lorsqu'un plaignant ne vit pas au sein de l’Union européenne. Nous nous appuyons alors sur l'intérêt général car le transfert des données est nécessaire pour exercer nos missions légales. Dans tous les cas, nous vous demanderons l'autorisation de transmettre votre dossier en dehors de l’Union européenne.
 

  • Publications

Dans nos publications, nous ne divulguons jamais l'identité des personnes qui ont fait appel à nos services. Nos publications contiennent des statistiques rendues anonymes sur le nombre de plaintes et de demandes d'information que nous avons reçues pendant l’année, leur recevabilité, le délai de leur traitement... Nous ne publions aucune donnée à caractère personnel.

Nos rapports, recommandations et autres publications telles que les actualités sur le site internet, les brochures à destination du citoyen et les communiqués de presse contiennent des exemples inspirés de plaintes. Ils illustrent les problématiques sur lesquelles nous travaillons et ils contiennent toujours des noms et prénoms d’emprunt. Dans ces exemples, nous veillons également à ce que les personnes qui ont fait appel à nos services ne puissent pas être identifiées.


3. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément au règlement européen général sur la protection des données (RGPD), vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel, d’en demander une copie, de les faire rectifier, de limiter leur traitement, de vous opposer à leur traitement ou de les supprimer. En fonction du type de traitement des données et de la base juridique sur laquelle il repose, ces droits peuvent ou non s’appliquer.


4. Comment nous contacter ?

Avez-vous une question sur le traitement de vos données à caractère personnel ? Souhaitez-vous exercer un de vos droits en la matière ? Contactez notre délégué à la protection des données (DPO).

dpo@mediateurfederal.be 
Médiateur fédéral – DPO
Rue de Louvain 48 bte 6
1000 Bruxelles

Si vous nous contactez pour exercer un de vos droits, nous vous répondrons dans un délai d’un mois après réception de votre demande. Il se peut toutefois que votre demande requiert plus de temps (jusqu’à maximum 3 mois). Dans ce cas, nous vous en communiquons les raisons dans le mois.

Veuillez indiquer clairement quel droit vous souhaitez exercer et, éventuellement, préciser le dossier et les données concernées. L'exercice de vos droits dépend du type de traitement des données et de la base juridique sur laquelle il repose.

Nous souhaitons au mieux vous aider. Si, toutefois, vous n’êtes pas satisfait de notre intervention relative à vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.


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Mises à jour

La déclaration de protection des données est susceptible d’être adaptée à l’avenir. Cette version de décembre 2020 est la version la plus récente.