Gegevensbeschermingsverklaring


De federale Ombudsman verwerkt persoonsgegevens om voornamelijk diens wettelijke opdrachten te kunnen uitvoeren., bijvoorbeeld uw klacht over een federale administratie of, als ambtenaar, uw melding over een veronderstelde integriteitsmelding.

We gebruiken uw persoonlijke gegevens conform de Europese Algemene verordening gegevensbescherming of AVG, de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en andere toepasselijke gegevensbeschermingsbepalingen.


1. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u en waarom?

Wij verwerken enkel persoonsgegevens indien wij daar een rechtsgrond voor hebben. Meestal kadert die rechtsgrond in onze opdrachten die volgens de wet van 22 maart 1995 tot instelling van de federale ombudsmannen en de wetten van 15 september 2013 en 8 mei 2019 betreffende de melding van een veronderstelde integriteitsschending, zijn vastgelegd.
 

  • Uw informatievraag of klacht als burger

 In het kader van uw informatievraag of klacht als burger kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
- contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
- gegevens betreffende uw beroep en job;
- eventueel andere gegevens zoals uw medische gegevens en uw gegevens betreffende strafbare feiten.

We krijgen deze gegevens van u, van uw vertegenwoordiger en/of van de federale overheidsdienst waar u een klacht indiende. Nadat uw informatievraag of klacht bij ons behandeld is, houden we uw gegevens nog vijf jaar bij.
 

  • Uw melding van veronderstelde integriteitsschending als ambtenaar

Als federaal ambtenaar kunt u ons een veronderstelde integriteitschending binnen de federale overheid melden. In dat kader kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
- contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
- gegevens betreffende uw beroep en job;
- eventueel medische gegevens, gegevens betreffende strafbare feiten.

We krijgen deze gegevens van u, van uw vertegenwoordiger en/of de vertrouwenspersoon integriteit van uw overheidsdienst. Nadat uw melding bij ons behandeld is, houden we uw gegevens nog vijf jaar bij.
 

  • Samenwerking met andere organisaties

Als de federale Ombudsman iets organiseert samen met andere organisaties, zoals een conferentie of evenement, kunnen we ook de volgende gegevens delen met de mede-organisator:
- identificatiegegevens zoals uw naam en voornaam;
- contactgegevens zoals uw e-mailadres;
- gegevens over uw beroep en job;
- andere informatie over bijvoorbeeld het bezoek, het evenement, de samenwerking.

We krijgen deze gegevens van u, als bezoeker of als deelnemer aan een evenement, en/of van uw vertegenwoordiger of een contactpersoon. We houden ze een jaar bij.
 

  • Een vraag of verzoek van uw rechten (DPO)

Als burger of als federaal ambtenaar kunt u ons contacteren om uw rechten rond persoonsgegevens uit te oefenen. In dat kader kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- identificatiegegevens zoals uw naam, voornaam of rijksregisternummer;
- contactgegevens zoals uw telefoonnummer, e-mailadres of postadres;
- gegevens over uw beroep en job;
- eventueel medische gegevens of gegevens betreffende strafbare feiten.

We krijgen deze gegevens van u, van uw vertegenwoordiger en/of van de federale administratie. Nadat we uw vraag of verzoek behandeld hebben, houden we uw gegevens nog een jaar bij.


2. Hoe gaan wij om met uw persoonlijke informatie en met wie delen we ze?

  • Vertrouwelijkheid van informatie

We hebben toegang tot de informatie die u ons bezorgt of de informatie die nodig is om uw dossier (klacht, informatievraag, melding) te behandelen. We behandelen deze informatie vertrouwelijk en zijn gebonden door het beroepsgeheim, op basis van artikel 16 van de wet van 22 maart 1995 tot instelling van de federale ombudsmannen.
 

  • Uitwisselen van informatie

Bij het behandelen van uw klacht, kunnen we de persoonlijke gegevens die u ons doorgeeft, meedelen aan iemand die u vertegenwoordigt (advocaat, iemand met en volmacht…) en aan de betrokken federale administratie(s) en hun klachtencoördinator(en). U wordt steeds op de hoogte gehouden van deze uitwisselingen. Er werden hiervoor samenwerkingsprotocollen afgesloten met de federale administraties.

Wanneer wij meldingen inzake integriteitsschendingen behandelen en onderzoeken, kunnen uw persoonsgegevens worden uitgewisseld met de leidend ambtenaar of de bevoegde minister van de betrokken federale administratie en/of de Procureur des Konings.

  • Doorgeven van informatie

Wanneer niet de federale Ombudsman, maar een andere ombudsman bevoegd is om uw klacht te behandelen, zijn wij wettelijk verplicht om uw klacht (met uw persoonlijke gegevens) door te zenden naar de bevoegde ombudsman. Dat staat in  artikel 9 van de wet van 22 maart 1995 tot instelling van de federale Ombudsmannen.

Wanneer noch de federale Ombudsman noch een andere ombudsman bevoegd is om uw vraag of klacht te behandelen, dan bezorgen wij u de gegevens van de klachtendienst of andere dienst die uw klacht kan onderzoeken. Enkel als u het ons uitdrukkelijk vraagt, bezorgen we de klacht met uw gegevens aan die dienst.

Als de federale Ombudsman iets organiseert samen met andere organisaties, zoals een conferentie of evenement, zal u bij de inschrijving persoonsgegevens moeten doorgeven. In dat kader kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan de mede-organisator. U zult hiervan op de hoogte worden gebracht op bijvoorbeeld het moment van uw inschrijving.

Geeft u ons persoonsgegevens door in het kader van een vraag of verzoek inzake gegevensbescherming, dan worden die in principe niet gedeeld met andere organisaties, behalve wanneer de Gegevensbeschermingsautoriteit dat vraagt.

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een instantie in een niet-Europees land. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een ombudsman buiten Europa bevoegd is voor de klacht of wanneer een klager niet in Europa woont. Voor deze verwerkingen van persoonsgegevens beroepen wij ons op het algemeen belang, aangezien dit nodig is voor het uitvoeren van onze wettelijke opdrachten. Wanneer een klachtenorganisatie buiten Europa bevoegd is, vragen wij uw toestemming om het dossier eventueel door te zenden.
 

  • Publicaties

We maken de identiteit van personen die een beroep deden op de diensten van de federale Ombudsman nooit bekend in publicaties.  In onze publicaties zijn geanonimiseerde statistieken opgenomen over het aantal klachten en informatievragen die we dat betrokken jaar kregen, de ontvankelijkheid en behandelingstermijn ervan. Hierbij geven we evenwel geen persoonsgegevens.

Onze verslagen, aanbevelingen of andere communicatiekanalen zoals berichten op de website, brochures of persberichten bevatten ook voorbeelden geïnspireerd door klachten ter illustratie van de problematieken die we behandelen. Wij gebruiken hierbij steeds fictieve namen en letten erop dat in die voorbeelden de persoon of personen die de klacht bij ons heeft/hebben ingediend niet geïdentificeerd kan/kunnen worden.


3. Welke rechten over uw verwerkingen van persoonsgegevens heeft u en hoe kan u deze uitoefenen?

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming of AVG, heeft u recht op inzage/kopie, recht op verbetering, recht op bezwaar, recht op beperking van verwerking en recht op verwijdering om zo controle te houden over uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de type verwerking en rechtsgrond kunnen deze rechten al dan niet van toepassing zijn.


4. Hoe kunt u ons contacteren over uw persoonsgegevens?

Heeft u een vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens of wenst u één van uw rechten uit te oefenen? Contacteer ons gerust:

dpo@federaalombudsman.be
Federale Ombudsman – DPO
Leuvenseweg 48 bus 6
1000 Brussel

Als u ons contacteert om uw rechten uit te oefenen, dan antwoorden wij u binnen 1 maand na ontvangst. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum 3 maanden), maar dan laten wij u binnen 1 maand na ontvangst weten hoe dat komt. Gelieve duidelijk te vermelden welk recht u wil uitoefen en eventueel in welk dossier of over welke gegevens het gaat. Hou er rekening mee dat het uitoefenen van uw rechten afhangt van de type verwerking en de rechtsgrond.

We willen u graag goed helpen, maar als u niet tevreden bent, kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit van België.


Cookies op de website

Wij gebruiken enkel de functionele cookie voor de taalvoorkeur. Hiervoor is geen toestemming vereist aangezien deze cookie noodzakelijk is voor het goed functioneren van onze website.


Wijzigingen

In de toekomst zijn wijzigingen van deze gegevensbeschermingsverklaring mogelijk. Deze versie van december 2020 is de meest actuele versie.